Na hora de fazer as contas do consultório, a secretária entra como salário. Mas ela custa mais do que o salário, e a agenda tem custos que não aparecem em lugar nenhum: a falta, o horário que ficou vago, o retorno que ninguém marcou. Vamos por partes.
O salário
Pelos dados do CAGED, a média salarial da secretária de consultório médico ou odontológico (no cadastro oficial, "recepcionista de consultório") no Brasil é de R$ 1.845,03 por mês, para uma jornada de 42 horas semanais, com a faixa mais comum entre R$ 1.706 e R$ 2.200 (Salario.com.br, com dados do CAGED). Capital e cidade grande pagam mais; interior, menos.
O que vem junto com o salário
Num consultório do Simples Nacional nos anexos I, II, III ou V, a contribuição patronal do INSS já está dentro do imposto mensal (DAS). Mesmo assim, todo mês você separa, além do salário:
- FGTS: 8% do salário.
- 13º salário: um salário por ano, ou 8,33% por mês.
- Férias com o terço: 11,11% por mês.
- FGTS sobre 13º e férias: mais 1,6%, mais ou menos.
Somando, o custo fica perto de 1,29 vez o salário. Com o salário médio, são cerca de R$ 2.380 por mês, antes do vale-transporte (a empresa paga o que passar de 6% do salário) e de benefícios como vale-refeição, quando a convenção coletiva exige. Fora do Simples, ou no anexo IV, entra o INSS patronal e a conta sobe bastante. Seu contador fecha o número exato.
E o horário que ela não cobre
Uma semana tem 168 horas. Uma jornada de 44 horas cobre pouco mais de um quarto disso. Para alguém responder o WhatsApp do consultório a qualquer hora, seriam necessárias umas quatro pessoas, o que dificilmente um consultório tem à disposição. Então, à noite e no fim de semana, ou o profissional responde diretamente, ou o paciente espera até segunda.
Os custos que ninguém soma
1. A falta
Valor da consulta vezes faltas por semana vezes quatro. Duas faltas por semana numa consulta de R$ 400 passam de R$ 3.000 por mês. Enviar um lembrete com pedido de confirmação reduz isso. Falo mais sobre o assunto no artigo Como reduzir faltas de pacientes no consultório.
2. O horário vago que ninguém ofereceu
O paciente avisou que não vem, mas o horário ficou parado na agenda até o dia seguinte. Na prática, é uma falta que poderia ter sido evitada.
3. O retorno que ninguém marcou
Consulta que dá direito a retorno, exame que ficou pronto, revisão de seis meses. Se ninguém chama, boa parte não volta. E paciente que não volta não aparece em relatório nenhum.
4. A mensagem respondida tarde
Quem manda mensagem às 22h e recebe resposta às 10h do dia seguinte muitas vezes já marcou em outro lugar. Fora da área da saúde, a Harvard Business Review publicou um estudo com 1,25 milhão de contatos de vendas: responder em até uma hora dava cerca de 7 vezes mais chance de uma conversa útil do que demorar mais (Oldroyd e colaboradores, 2011). Consultório não é loja, mas a pessoa que procura segue o mesmo padrão.
5. O tempo do profissional
Cada mensagem respondida no intervalo das consultas ou depois do jantar é tempo que não volta. Não entra na planilha, mas entra no cansaço.
Como medir no seu consultório
Durante um mês, anote quatro números: faltas, cancelamentos que não foram reaproveitados, mensagens que chegaram fora do horário e retornos que venceram sem ser marcados. Multiplique pelos valores de consulta. É a forma mais honesta de saber quanto dinheiro a falta de otimização da agenda está deixando na mesa, e onde vale investir primeiro.